De nos jours, il existe plusieurs façons de gérer ses immeubles à revenus. La méthode manuelle (papier), les logiciels comptables, la suite Office, les logiciels spécialisés en immobilier, etc. Plusieurs utilisent Excel pour faire leur comptabilité immobilière et certaines autres tâches du cycle de gestion immobilière, ce qui est un pas dans la bonne direction, puisque les utilisateurs peuvent, jusqu’à un certain point, profiter de la technologie.
Par contre, on constate rapidement que cette méthode est limitée, qu’elle ne nous permet pas de tout faire. On y retrouve que très peu d’avantages par rapport à un logiciel spécialisé en gestion immobilière avec comptabilité intégrée, comme Proprio Expert ou Proprio Expert Web.
Les limites d’Excel
Excel a des limites et celles-ci pourraient vous ralentir et vous enlever beaucoup de temps pour les tâches réellement importantes, comme celles qui apportent de la valeur (la recherche de deals, par exemple). Voici 3 tâches que vous ne pourrez effectuer en utilisant Excel:
1-Gestion complète et impression des baux
Ne pas être en mesure de stocker ses baux ou de les imprimer à partir de l’outil que vous utilisez pour votre gestion immobilière peut être une énorme perte de temps et d’énergie. Pensez à toutes les fois où vous devez chercher un bail, soit pour en remplir un ou pour obtenir des renseignements. Chaque recherche ou remplissage de bail peut prendre jusqu’à 30 minutes si vous les gérer en version papier. En version électronique, tout est rempli et trouvé en moins de 5 minutes.
2-Impression et adaptation des rapports financiers et descriptifs
Le fait d’avoir un répertoire de plus d’une centaine de rapports, tels que les fiches descriptives, les états financiers, les bordereaux de dépôt, les listes de stationnements, les listes d’appartements vacants, etc. peut être très utile dans plusieurs situations. Avec Excel, vous devez enregistrer manuellement tous les renseignements afin de produire le même genre de résultats. Cela peut prendre des heures et comporte un grand risque d’erreurs au niveau des formules. Le fait d’utiliser un logiciel pour la production de ce genre de rapports vous permet, en plus, de choisir ce qui sera inclus dans ces rapports et même de les exporter dans Excel, Word ou en PDF.
3-La production et l’envoi des lettres et des avis
Il s’agit de l’une des tâches les plus importantes d’un gestionnaire d’immeubles et elle ne doit pas être sous-estimée. Pour cette raison, on doit avoir un système qui permet de remplir les lettres de façon automatisée avec des modèles adaptés. On doit même pouvoir envoyer ces lettres par courriel à partir du même système. Ce genre d’opérations automatisées fait toute la différence à la fin d’une année. Plus de temps, d’énergie et d’argent qui se transposent en opportunités d’affaires à valeur ajoutée.
Il est évident qu’un gestionnaire doit trouver les façons d’être plus efficace, soit en déléguant des tâches, en engageant des gens spécialisés ou bien en adoptant des systèmes pouvant optimiser les résultats. Et c’est le cas lorsque l’on passe d’une méthode maison ou manuelle, telle qu’Excel, à un logiciel spécialisé en gestion d’immeubles à revenus tel que Proprio Expert ou Proprio Expert Web.
Il s’agit d’un investissement intelligent pouvant vous apporter un avantage concurrentiel dans un domaine qui est très compétitif et où il est question de détails.