5 outils en ligne pour gérer vos propriétés de n’importe où

Avec la situation de la pandémie mondiale, il devient encore plus important pour les gestionnaires de rechercher des solutions leur permettant de gérer leur entreprise de n’importe où.

Dans cet article, nous parlerons de cinq outils permettant la gestion à distance et des avantages et inconvénients de chacun. Certaines sont plus courantes — comme Excel et Google Forms — et d’autres sont des solutions plus actuelles et exclusives, développées spécifiquement pour la gestion immobilière, comme la plateforme Proprio Expert.

1- Excel et son applicabilité à la gestion immobilière

Le principal avantage d’Excel est sa polyvalence et son accessibilité. C’est un outil peu coûteux et il existe plusieurs modèles de feuilles de calcul gratuits sur Internet. Cependant, il présente des inconvénients qui peuvent le rendre moins adapté à la gestion immobilière.

Parmi les inconvénients d’Excel, nous soulignons: la complexité de l’outil et de ses formules, la difficulté de faire une analyse efficace à partir des données (notamment dans l’investigation de longues périodes) et la difficulté de recherche et d’accès à l’information.

Supposons que vous saisissiez des informations sur les paiements de loyer au fil des mois. À tout moment, lorsque vous souhaitez faire une analyse rétrospective pour vérifier le défaut d’un locataire, par exemple, il peut être difficile de rassembler toutes ces informations.

La recherche d’informations dans des feuilles de calcul est également un autre facteur complexe, car en plus d’être coûteuse, elle peut nuire à la fiabilité des données. Lorsque vous utilisez des raccourcis clavier pour faire une recherche, vous pouvez accidentellement modifier les valeurs des cellules et changer une formule.

2- Formulaires Google et collecte d’informations en ligne

Google Forms est un outil entièrement gratuit, créé pour effectuer des recherches en ligne. Il peut être appliqué dans la gestion immobilière pour faciliter le contact avec les clients ou les membres de l’entreprise. La plateforme vous permet de planifier des événements, de poser des questions et de collecter des informations en créant des formulaires.

Parmi les avantages de l’outil, on retrouve: une interface simple, un design personnalisable et une grande variété d’outils pour créer des questions et des réponses.

Les inconvénients sont les suivants: besoin d’accès à Internet, personnalisation limitée et problèmes de sécurité (les données peuvent être facilement volées si l’utilisateur n’utilise pas un mot de passe fort et sécurisé). En plus, l’outil a des limites de capacité. Il est uniquement possible d’envoyer des textes jusqu’à 500 Kb et des images jusqu’à 2 Mb.

3- Trello et gestion de projet

La plateforme Trello peut être utilisée pour la gestion de projet. Elle facilite l’organisation des tâches de l’équipe, permettant à l’employé d’ajouter des listes et des tâches aux projets et de les partager avec d’autres employés. De plus, la conception est polyvalente et peut être modifiée en fonction des besoins des utilisateurs.

L’outil est facile à utiliser, a un design attrayant, est fiable, et permet une synchronisation automatique entre l’application et le site Web.

C’est une bonne alternative pour la gestion immobilière. Cependant, la plateforme présente certains inconvénients. Dans la version gratuite, les pièces jointes peuvent avoir un maximum de 10 Mo, la communication entre les employés est limitée (car il n’y a pas de bavardoir) et il n’y a pas de calendrier intégré à l’outil.

4- MS Project et administration des affaires

Vous avez peut-être entendu parler de MS Project. C’est un logiciel payant de Microsoft, qui peut être utilisé par plusieurs entreprises de différents secteurs.

Parmi les avantages de Microsoft Project, on note : l’intégration avec Office 365, la fiabilité et la réputation (il a été créé en 1985), il peut être utilisé pour la planification financière, il permet des changements hors ligne et dispose de modèles qui permettent de réduire le temps de personnalisation de la plateforme.

Bien qu’il soit utilisé dans le monde entier, MS Project présente certaines limites, d’autant plus qu’il s’agit d’un outil générique. En d’autres mots, le logiciel peut ne pas disposer des outils nécessaires pour gérer un secteur spécifique.

Avant de choisir MS Project, il faut garder à l’esprit le montant élevé investi dans les plans d’abonnement et le temps consacré à l’apprentissage de l’outil. Le logiciel nécessite une formation et de l’expérience pour tirer pleinement parti de ses fonctionnalités.

En outre, il est important de prendre en compte les limitations suivantes de MS Project: il s’agit d’un logiciel de bureau, c’est-à-dire limité aux ordinateurs, et les fichiers sont enregistrés dans un format spécifique et ne peuvent pas être ouverts sur des ordinateurs ne disposant pas du programme.

5- Proprio Expert et gestion immobilière efficace

Le développement de la technologie a permis l’émergence d’outils destinés spécifiquement à une entreprise particulière. Proprio Expert, quant à elle, est une plateforme développée spécifiquement pour la gestion immobilière.

Grâce à la plateforme, le gestionnaire peut gérer les propriétés, recevoir des notifications importantes, réserver des événements sur le calendrier (telles que la maintenance et les réparations), envoyer des documents aux locataires et sous-locataires, envoyer des factures par courriel, enregistrer les locations et même faire la comptabilité complète de l’entreprise.

Les autres avantages de l’outil sont: générer et produire automatiquement les loyers, permettre l’envoi de documents aux locataires et la signature 100% électronique, enregistrer les locations en ligne et imprimer en PDF. En plus de la gestion complète des travaux et réparations avec suivi des coûts.

Le gestionnaire peut également contrôler les dépenses et analyser les états financiers en filtrant par société, immeuble ou appartement. En plus de pouvoir visualiser les dépenses par mois ou par année, accessible en temps réel.