Comment bien communiquer avec vos locataires : 6 erreurs à éviter

#1 Utiliser plusieurs canaux différents pour communiquer

Lors de vos communications, il est conseillé de ne pas utiliser différents canaux pour divulguer vos messages à vos locataires. Centralisez plutôt vos efforts sur un support, que ce soit par courriel ou par texto. Il est important de ne pas vous disperser.

En effet, si vos locataires sont familiers au fait de recevoir des nouvelles et des informations de votre part par le biais de SMS, ils ne seront pas nécessairement enclins à vérifier leur boîte courriel pour consulter les mises à jour concernant l’immeuble ou leur appartement. Cela pourrait donc freiner l’acheminement de votre message, ou tout simplement l’empêcher d’être divulgué à son destinataire.

#2 Manquer de clarté

Lorsque vous tentez de communiquer un message avec vos locataires, il est important de porter une attention particulière au choix des mots et à la longueur des explications. En effet, vous devez garder en tête que ce n’est pas parce que vous vous comprenez parfaitement, qu’il en sera de même pour vos locataires. Parfois, quelque chose peut sembler très clair pour soi, mais ne l’est pas du tout pour quelqu’un d’autre.

Ainsi, si vous tentez de communiquer un message plutôt complexe ou encore d’une importance particulière, assurez-vous de bien l’expliquer et portez une attention particulière au vocabulaire que vous choisissez. Par exemple, s’il s’agit de termes techniques, il se peut que monsieur et madame Tout-le-Monde n’y comprennent rien.

Par ailleurs, vous pouvez toujours inviter vos locataires à vous contacter s’ils ont des questions. Restez disponible pour répondre à leurs interrogations, c’est important!

#3 Ne pas se doter des bons outils

Communiquer avec ses locataires est la clé pour entretenir une bonne relation avec eux. Par contre, la communication peut devenir un véritable casse-tête lorsque vous avez plusieurs immeubles à gérer et plusieurs messages à envoyer. Pour cette raison, il est primordial de se doter des bons outils pour vous appuyer, surtout durant les périodes achalandées.

Chaque année, vous avez à rédiger et à distribuer un nombre incalculable d’avis et de lettres, mais avez-vous pensé à faciliter ce processus? Pourtant, plusieurs outils sont à votre disposition sur le marché. Par exemple, un logiciel de gestion immobilière comme Proprio Expert vous permet de rédiger et d’envoyer vos communications à même la plateforme et selon le moyen d’échange favori de chacun de vos locataires.

#4 Négliger l’importance de votre répondeur téléphonique

Parfois, il vaut mieux utiliser sa boîte vocale pour répondre à certaines questions ou demandes. En fait, cela vous laisse davantage de temps pour réfléchir à une solution efficace qui trouvera son sens sur le long terme. Évidemment, il faut revenir vers eux rapidement (idéalement dans les 4 heures suivant l’appel) pour donner un premier contact et démontrer que vous prenez leurs demandes sérieusement et que vous cherchez une solution adéquate.

#5 Ne pas définir des règlements d’immeubles clairs

Des règlements d’immeubles clairs facilitent la relation propriétaire-locataire. Ils permettent d’établir dès le départ les attentes. Voici quelques exemples de règlements d’immeubles que vous pourriez utiliser pour vos baux :

TAPISSERIE ET PEINTURE
Le locataire s’engage à ne pas installer de tapisserie ni de papier peint, ni à utiliser de peinture de couleur foncée ou vive sans l’autorisation écrite du propriétaire. Les plafonds doivent conserver leur couleur d’origine. Le locataire est tenu de conserver l’état d’origine de toutes les surfaces non peintes.

PRODUITS DANGEREUX ET POÊLES
Le locataire ne peut, sans le consentement écrit du propriétaire, employer ou conserver dans le logement une substance constituante ou pouvant constituer un risque d’incendie ou d’explosion et qui pourrait faire augmenter les primes d’assurance du propriétaire. Sans restreindre la généralité de ce qui précède, l’usage d’un poêle à charbon, de bois ou autre qui utilisent des matières inflammables n’est permis qu’à l’extérieur de l’immeuble et qu’à une distance minimale de 10 pieds et il est absolument interdit sur les balcons. Le locataire s’engage à respecter la réglementation municipale à cet effet.

COMPORTEMENT
Le locataire est tenu de se conduire de manière à ne pas troubler la jouissance normale des autres locataires. Le locataire est tenu, envers le propriétaire et les autres locataires de l’immeuble, responsable des dommages et intérêts pouvant résulter de la violation de cette obligation, même si cette violation est le fait des personnes auxquelles le locataire donne accès au logement ou à l’immeuble. Le propriétaire peut, en cas de préjudice sérieux à la suite d’une telle violation, demander la résiliation du bail et l’expulsion du locataire et de tous les occupants du logement.

LOI CONCERNANT LA LUTTE CONTRE LE TABAGISME
Il est interdit de fumer dans toutes les aires communes de l’immeuble.

Pour une liste complète de règlements d’immeuble, veuillez consulter le site de la CORPIQ.

#6 Ne pas se montrer suffisamment disponible

Être propriétaire ou gestionnaire d’immeuble, c’est aussi savoir se montrer disponible pour ses locataires. Ainsi, veillez à être joignable par le biais de plusieurs canaux de communication, que ce soit par courriel, par SMS ou par téléphone. Il est important de montrer que vous vous préoccupez de vos locataires et que vous êtes en mesure de donner un retour rapide à vos locataires en cas de pépins urgents. Il en va non seulement pour votre crédibilité personnelle, mais également pour celle de votre immeuble!

Bref, n’oubliez pas que vos locataires, ce sont vos clients! Il est donc important de rester disponible pour eux et de se montrer à l’écoute. Vous verrez que veiller à l’entretien d’une bonne relation avec vos locataires vous évitera beaucoup de soucis inutiles.