Comment fonctionne l’accès locataire
Vous pouvez visionner la procédure vidéo ou suivre les étapes ci-dessous.
Étapes à suivre
Si le locataire a déjà un accès locataire, passez à l’étape 7.
1. Pour créer un accès pour un locataire, allez dans l’onglet « Données » et le sous-onglet « Contacts ».
2. Cliquez sur le locataire auquel vous voulez donner l’accès. Si le locataire n’est pas dans vos contacts, suivez cette procédure.
3. Cliquez sur « Modifier » en haut à droite.
4. Dans la cinquième page de la fenêtre de dialogue, changez le rôle de l’utilisateur pour « Locataire ».
5. Saisissez un nom d’utilisateur et un mot de passe pour le locataire et toute autre information que vous jugez nécessaire. Le locataire recevra son nom d’utilisateur et son mot de passe par courriel. Assurez-vous d’avoir saisi l’adresse courriel du locataire dans la première page de la fenêtre de dialogue.
6. Cliquez sur « Terminer ».
Nous allons maintenant nous mettre dans la peau du locataire. Voici ce qu’il ou elle peut faire grâce à son accès à Proprio Expert.
Note: Pour que vous et vos locataires puissiez signer des documents (baux, avis de renouvellement etc.), vous devez être abonné à Esign Connect.
7. Pour signer des documents, allez dans l’onglet « Tableau de bord ».
8. Dans la section « Documents à signer » en haut à gauche, cliquez sur le document que vous voulez signer.
9. Lisez le document et cliquez sur « Accepter ».
10. Cliquez sur « Signer », signez et cliquez sur « OK ». Cliquez sur « Signer » pour toutes les languettes jaunes, et votre signature sera saisi automatiquement.
11. Lorsque vous avez apposé votre signature à tous les endroits, répondez « OK » à la question qui apparaît. Si la question n’apparaît pas, vérifiez que vous avez apposé votre signature vis-à-vis toutes les languettes.
12. Cliquez sur « Terminer » et fermez l’onglet pour retourner dans votre compte Proprio Expert.
13. Pour signer un avis de renouvellement, répétez l’étape 9, cochez l’option de renouvellement et répétez les étapes 10 à 12.
14. Pour ajouter un appel de service, cliquez sur « + » dans la section « Mes appels de service ».
15. En haut à droite, sélectionnez la priorité de l’appel de service.
16. Sélectionnez le type d’appel de service dans la section « Informations ».
17. Décrivez l’appel de service (exemple: le lavabo fuit).
18. Cliquez sur « Terminer ».
19. Pour ouvrir un courriel, cliquez sur le courriel en question dans la section « Mes courriels ».
20. Pour consulter votre bail, allez dans l’onglet « Baux » et cliquez sur le bail.
21. Pour consulter vos reçus, allez dans l’onglet « Reçus » et sélectionnez le mois du reçu que vous voulez consulter.
Vous savez maintenant comment fonctionne l’accès locataire.
Retranscription des sous-titres
Vous avez donné accès à un locataire aux logiciel Proprio Expert, voici ce qu’il verra.
Si vous avez envoyé des documents pour signature électronique, par exemple, comme un bail, le locataire pour cliquer sur le bail, par la suite pourra descendre dans la partie du bas et cliquer sur le bouton Accepter.
Dans chaque section en jaune et cliquer pour inscrire sa signature.
Cliquez sur OK comme ça, descendre et cliquer sur chaque section en jaune.
Ne pas oublier qu’il y a une copie locataire et une locateur.
Il faut s’assurer de descendre complètement en bas, dans le but de pouvoir signer l’autre copie.
Une fois que toutes les sections ont été signés, vous allez avoir ce message à l’écran.
Cliquez sur OK.
Ensuite, cliquez sur Terminer.
Par la suite, retournez sur le logiciel Proprio Expert et donc le bail a été signé.
Si vous avez envoyé un avis de renouvellement et cliquer sur l’avis de renouvellement comme cela.
Cliquez sur Accepter dans la partie bas et par la suite venez choisir la réponse.
S’il accepte de rester avec les modifications ou bien de quitter et appliquer sa signature dans la section en jaune.
Une fois que tout sera signé, cliquez sur OK et cliquez sur Terminer.
Ensuite,vous pouvez revenir sur Proprio Expert et donc, à ce moment là, le locataire pourra signer les documents qui ont été envoyés pour signature électronique.
Le locataire aussi pourra faire des demandes en cliquant sur l’option Mes appels de service et cliquer sur le petit plus comme ça.
Compléter l’information ici et également mettre la description et choisir la priorité dans la partie du haut.
Lorsque c’est complété cliquez sur Terminer.
Et donc, cette demande vient d’être envoyée à la personne gestionnaire ou à l’administrateur du logiciel lorsque vous enverrez des courriels à votre locataire.
Tous les courriels envoyés seront ici.
S’il y a des pièces jointes ou quoi que ce soit, le locataire sera aussi en mesure de pouvoir les consulter.
Il pourra voir aussi, par exemple, son bail en cliquant dessus voir les éléments qui lui sont rattachés.
Il pourra voir ses reçus, s’il y a des reçus en question pour le mois qu’il désire chercher, les appels de service qui ont été créés, il verra également à partir de là et tous les autres éléments également.