Comment générer un fichier de paiement préautorisé
Vous pouvez visionner la procédure vidéo ou suivre les étapes ci-dessous.
Étapes à suivre
1. Contactez votre institution financière pour vous assurer que vous pouvez utiliser ce mode de paiement.
2. Si vous avez déjà saisi les informations bancaires de votre compagnie et de vos locataires, passez à l’étape 13.
3. Allez dans l’onglet « Données » et le sous-onglet « Compagnies ».
4. Cliquez sur la compagnie que vous voulez modifier (celle qui recevra le montant par paiement préautorisé).
5. Cliquez sur « Modifier » en haut à droite.
6. Dans la troisième page de la fenêtre de dialogue et la section « Comptes bancaires », saisissez le nom de l’institution financière de la compagnie, son numéro de transit, le numéro de son institution, son numéro de compte, son numéro de centre de traitement et le numéro de son organisation, et sélectionnez le compte de la charte. (Pour connaitre le numéro du centre de traitement et le numéro de l’organisation, vous devrez peut-être contacter votre institution financière).
Note: Voici les numéros de centre de traitement pour les institutions financières les plus populaires au Québec.
Caisses Desjardins: 81510
Banque de Montréal (BMO): 00110
Banque Royale: 00210
Banque Nationale: 00310
Banque Laurentienne: 03910
7. Cliquez sur « Terminer ».
8. Allez dans l’onglet « Données » et le sous-onglet « Baux ».
9. Cliquez sur le bail que vous voulez modifier (celui des locataires qui paient par paiement préautorisé).
10. Cliquez sur le nom du locataire qui désire payer son loyer par PPA (dans la section « Locataires ») et cliquez sur « Modifier » en haut à droite.
11. Dans la troisième page de la fenêtre de dialogue et la section « Comptes bancaires », saisissez le nom de l’institution financière du locataire, son numéro de transit, le numéro de son institution et son numéro de compte, et cliquez sur « Terminer ».
12. Si tous les locataires désirent payer avec ce mode de paiement, répétez les étapes 10 et 11 pour chacun d’eux.
13. Allez dans l’onglet « Comptabilité » et le sous-onglet « Collectes » et trouvez la collecte qui est payée par PPA.
14. Saisissez la date de paiement, le mode de paiement (Paiement préautorisé) et le montant. Si vous avez deux locataires, le paiement sera automatiquement divisé moitié-moitié. Si le paiement est divisé différemment, consultez cette procédure.
15. Allez dans l’onglet « Comptabilité » et le sous-onglet « Dépôts préautorisés » et cliquez sur « Ajouter » en haut à droite.
16. Sélectionnez la collecte qui est payée par PPA.
17. Sélectionnez le compte bancaire qui recevra le paiement et cliquez sur « Terminer ».
18. Cliquez sur le fichier de paiement préautorisé en haut à droite pour le télécharger. Ce fichier n’est pas destiné à être ouvert.
19. Contactez votre institution financière pour savoir où charger le fichier.
Vous avez maintenant généré un fichier de paiement préautorisé.
Retranscription des sous-titres
Voici les étapes à suivre pour générer un fichier de paiement préautorisé qui vous permettra de générer ce fichier dans le but de l’envoyer à un institution financière et de retirer les sommes directement à partir de leur compte.
Sachez toutefois que la première étape à faire c’est de contacter votre institution financière dans le but de pouvoir vous inscrire à cette option. Un fois que vous serez inscrit voici ce que vous devez faire.
Passer par le menu de gauche sur Données – compagnies vous allez cliqué sur la compagnie et vous allez faire modifier.
Complètement en bas à gauche, vous allez cliquer sur la troisième bulle et vous assurer que vous avez inscrit les informations bancaires comme ici, ce seraient les informations de votre spécimen de chèque.
Les centres de traitement les plus populaires, par exemple:
Caisse Desjardins, c’est 815, Banque de Montréal 00 110, Banque Royale 00 210, Banque Nationale 00 313. Banque Laurentienne 039 10 si la vôtre ne se trouve pas dans la liste simplement contacter votre institution financière, elle sera en mesure de pouvoir vous la fournir.
Pour ce qui est du numéro de l’organisme,ceci est l’institution financière qui vous la fournira, c’est à cet endroit là que vous allez pouvoir venir l’insérer Voici la première étape à faire.
Par la suite, vous allez devez aller dans la fiche de votre locataire dans le but de pouvoir inscrire les informations bancaires.
Pour ce faire, vous allez sur le menu de gauche données, vous allez sur Baux, cliquez sur le bail en question et tout de suite, pouvez cliquer sur le nom de votre locataire et faire modifier.
Ensuite cliquez sur la troisième bulle et ajoutez les informations de leurs institution financière.
Une fois que ça sera complété, cliquez sur Terminer.
Et puisque j’ai deux locataires, je vais inscrire les informations sur mon autre locataire.
Je voulais retourner sur la collecte et indiquer le paiement qui a été réalisé. J’inscrit le paiement au 1er juillet.
Ce qui est très important,je dois choisir le mode de paiement »paiement autorisé » et je met le montant total que je viendrai chercher.
Puisque j’ai deux locataires, le montant viendra chercher exactement moitié-moitié dans chacun des comptes des locataires.
Une fois que j’ai fait au complet, l’ensemble des locataires que je désire faire les paiement préautorisés.
Je dois aller sur la dernière étape qui serait comptabilité, dépôt pré autorisés.
Je clique sur ajouter et je vais sélectionner l’ensemble des transactions et m’assurer que c’est pour le bon compte bancaire.
Une fois que c’est fait. Cliquez sur Terminer complètement en haut à droite vous aurez un petit fichier.
Il suffira de cliquer sur le fichier pour le télécharger dans votre ordinateur.
Sachez que celui ci n’est pas destiné à être ouvert, seulement téléchargé. Par la suite. Simplement contacter votre institution financière Ils seront en mesure de pouvoir vous dire où exactement, vous allez déposer ce fichier.