Comment payer des fournisseurs avec un fichier de retrait préautorisé
Vous pouvez visionner la procédure vidéo ou suivre les étapes ci-dessous.
Étapes à suivre
Note: L’option du retrait préautorisé est seulement disponible pour ceux ayant un compte commercial auprès de leur institution financière.
1. Contactez votre institution financière pour vous assurer que vous pouvez utiliser ce mode de paiement.
2. Si vous avez déjà saisi les informations bancaires de votre compagnie et de votre fournisseur, passez à l’étape 12.
3. Allez dans l’onglet « Données » et le sous-onglet « Compagnies ».
4. Cliquez sur la compagnie que vous voulez modifier (celle qui paie les fournisseurs).
5. Cliquez sur « Modifier » en haut à droite.
6. Dans la seconde page de la fenêtre de dialogue, dans la section « Compte bancaire », saisissez le nom de l’institution financière de la compagnie, son numéro de transit, le numéro de son institution, son numéro de compte, son numéro de centre de traitement et le numéro de son organisation (fournisseur), et sélectionnez le compte du plan comptable. (Pour connaitre le numéro du centre de traitement et le numéro de l’organisation, vous devrez peut-être contacter votre institution financière).
Note: Voici les numéros de centre de traitement pour les institutions financières les plus populaires au Québec.
Caisses Desjardins: 81510
Banque de Montréal (BMO): 00110
Banque Royale: 00210
Banque Nationale: 00310
Banque Laurentienne: 03910
7. Cliquez sur « Terminer ».
8. Allez dans l’onglet « Données » et le sous-onglet « Fournisseurs ».
9. Cliquez sur le fournisseur que vous voulez modifier (celui recevra le paiement).
10. Cliquez sur « Modifier » en haut à droite.
11. Dans la seconde page de la fenêtre de dialogue, dans la section « Compte bancaire », saisissez le nom de l’institution financière du fournisseur, son numéro de transit, le numéro de son institution et son numéro de compte, et cliquez sur « Terminer ».
12. Pour créer une dépense, cliquez sur « Ajouter une dépense » en haut à droite du dossier du fournisseur.
13. Sélectionnez l’entité affectée à la dépense et le compte du plan comptable, décrivez la dépense et saisissez le montant.
14. Cliquez sur « Terminer » et allez dans l’onglet « Comptabilité » et le sous-onglet « Débours ».
15. Trouvez la dépense et saisissez la date de paiement, le mode de paiement (Paiement préautorisé), le compte duquel le montant est pris et le montant.
16. Allez dans l’onglet « Comptabilité » et le sous-onglet « Retraits préautorisés » et cliquez sur « Ajouter » en haut à droite.
17. Sélectionnez la dépense payée par dépôt direct (retrait préautorisé).
18. Sélectionnez le compte bancaire à partir duquel le paiement sera effectué et cliquez sur « Terminer ».
19. Cliquez sur le fichier de dépôt direct (retrait préautorisé) en haut à droite pour le télécharger. Le fichier n’est pas destiné à être ouvert.
20. Contactez votre institution financière pour savoir où téléverser le fichier.
Vous avez maintenant créé un fichier de dépôt direct (retrait préautorisé).
Retranscription des sous-titres
Pour payer un fournisseur avec un fichier de retrait pré-autorisé. Première des choses que vous devez faire, vous devez vous assurer d’avoir contacté votre institution financière dans le but de pouvoir vous inscrire à cette option.
Une fois que ça sera fait, allez sur une le menu de gauche sur Données – Compagnies.
Cliquez sur la compagnie désiré et faites modifier par la suite complètement en bas à gauche.
Cliquez sur la seconde bulle pour vous retrouver dans la bonne section et assurez vous que vous avez créé un compte de banque avec laquelle vous
allez avoir les informations du spécimen de chèque et assurez vous d’avoir aussi complété l’information de centre de traitement et le numéro de l’organisme (fournisseur).
Une fois complété, cliquez sur Terminer.
Par la suite, vous rendre sur le menu gauche sur fournisseur.
Cliquez sur votre fournisseur, puis faites modifier. Complètement en bas à gauche, cliquez sur la seconde bulle et entre les informations bancaires de celui-ci.
Une fois complété, cliquez sur Terminer et ensuite vous pourrez commencer à entrer une première dépense en cliquant sur l’option ajoutez une dépense et une fois que tout sera complet.
Cliquez sur Terminer dans le bas. Allez par la suite sur le menu de gauche sur Comptabilité – Débours , vous verrez la transaction à payer.
Entrez la date du paiement, choisissez le mode de paiement pré-autorisé et choisissez le compte de banque utilisé. Entrez-y le montant du paiement et par la suite, allez sur le menu gauche sur retrait pré-autorisé et cliquez sur Ajouter.
Vous allez voir votre transaction. Choisissez la date du paiement.
Sélectionnez la ou les transactions et cliquez sur Terminer.
Par la suite, en haut à droite, vous allez pouvoir cliquer sur votre fichier PPA.
Par la suite, de pouvoir vous connecter sur le site de votre institution financière dans le but de pouvoir le transmettre, c’est eux qui pourront vous guider à l’endroit spécifique où vous devez déposer ce fichier.