L’avis de renouvellement

Le domaine de l’immobilier est un milieu fortement encadré par plusieurs lois, et des organisations comme le Tribunal administratif du logement (TAL). Personne ne peut faire ce que bon lui semble, propriétaire comme locataire. Pour cette raison, en tant que propriétaire ou gestionnaire immobilier, il est essentiel de connaître les critères qui régissent les activités de votre parc immobilier. 

L’avis de renouvellement est un document qui doit être rédigé et envoyé avec soin, en tenant précisément compte des barèmes prescrits par la loi. 

Afin de vous assurer de respecter tous les critères reconnus par la loi, nous avons construit pour vous un petit guide composé des règles d’or de l’avis de renouvellement. 

Règle d’or #1 : Les modifications sont exprimées clairement 

Dans le cas d’une modification au bail précédemment en vigueur, il est important de l’indiquer clairement. Que ce soit l’ajout d’un service (par exemple, vous proposez maintenant à vos locataires un service internet); la suppression d’une inclusion (par exemple, vous choisissez de transférer l’électricité à la charge du locataire); ou encore d’une augmentation du prix du loyer. Dans le cas d’une augmentation de loyer, il est important d’indiquer l’augmentation exacte. Elle peut être exprimée en dollars ou en pourcentage.

Assurez-vous donc que les modifications, s’il y a lieu, soient bien visibles et exprimées clairement. 

Règle d’or #2 : Votre délai de remise

L’avis de renouvellement ne peut pas être transmis au locataire à tout moment. Il y a des délais à respecter, variant selon le type de bail et sa durée. Le tableau suivant, issu du site web du Tribunal administratif du logement illustre les délais prescrits par la loi : 

Règle d’or #3 : Le délai de réponse de votre locataire

Pour vous assurer du respect des délais et d’une bonne coopération entre votre locataire et vous-mêmes, n’oubliez pas de mentionner à votre locataire le délai dont il possède pour répondre à l’avis envoyé. En ce sens, il peut soit : accepter ou refuser les modifications au bail, ou encore simplement vous aviser qu’il désire quitter son logement. 

Dans le cas d’un refus des conditions se trouvant dans l’avis de renouvellement du bail (par exemple, votre locataire refuse l’augmentation de loyer que vous aviez prévue), des mesures peuvent être entamées pour régler ce conflit. 

Ainsi, mentionnez-lui qu’il possède un délai de 30 jours suivant la date de réception pour vous faire parvenir sa réponse. Si le locataire ne répond pas dans les délais prescrits, sa réception équivaut à une reconduction du bail, c’est-à-dire à son renouvellement selon toutes les modifications demandées par le propriétaire, incluant une augmentation de loyer.

Règle d’or #4 : L’accusé de réception 

Afin de vous protéger de toute mauvaise surprise, pensez à envoyer votre avis de manière officielle. C’est-à-dire de vous doter des mesures nécessaires pour vous assurer du respect des barèmes prescrits par la loi. En ce sens, envoyer vos avis de renouvellement à vos locataires : 

  • Par courrier recommandé;
  • En main propre, avec un accusé de réception; 
  • Par le biais de l’avis de renouvellement électronique de Proprio Expert (qui vous permet de voir à quel moment le récepteur a ouvert votre envoi);
  • Par tout autre moyen permettant d’obtenir une preuve de réception valable.

Règle d’or #5 : Les bons outils

Pour vous faciliter la tâche lors de l’envoi de vos nombreux avis de renouvellement, pensez à vous doter d’une plateforme facilitatrice. 

Imaginez le temps fou que vous pourriez sauver avec des avis automatisés qui se pré-remplissent grâce aux informations du locataire comme son adresse, ses coordonnées, le prix de son loyer, etc. Vous n’aurez qu’à indiquer les modifications apportées sur le prochain bail et le tour est joué! 

C’est la réalité que vous offre Proprio Expert, qui vous permet de rédiger et d’envoyer vos avis de renouvellement à même la plateforme. Communiquez avec vos locataires par courriel, directement à partir de son interface. D’ailleurs, les courriels envoyés sont gardés en mémoire pour un futur suivi! 

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