En tant que gestionnaire d’immeubles, vous aurez à effectuer quotidiennement une multitude de tâches, autant sur le terrain que dans un bureau. Parmi celles-ci, on retrouve les visites de logements avec des locataires potentiels, le traitement des demandes d’information ou de réparations, la gestion des conflits et des litiges avec des locataires ou même la Régie du logement, la réalisation des travaux, la signature des baux et bien plus! Aujourd’hui, nous vous parlerons d’une tâche à prioriser : la rédaction et la remise de lettres et des avis aux locataires.
L’importance de remettre des lettres et des avis aux locataires
Les lettres et les avis trouvent toute leur importance grâce à la protection qu’elles offrent au propriétaire, car elles agissent à titre de preuve dans bien des situations.
Par exemple, un des premiers avis ou lettres que vous devriez remettre à un locataire est le règlement de l’immeuble (bien important par ailleurs!). Ce dernier contiendra tous les droits et les règlements quant au bruit, à l’entretien des lieux, à la buanderie, l’électricité, le chauffage, les clés, les déchets, le détecteur de fumée, le comportement et bien plus. Il devient une protection pour le propriétaire, car une fois l’avis de réception signé (à ne pas oublier), le locataire ne peut plus dire qu’il n’est pas au courant de telle ou telle règle.
Ce principe s’applique autant aux avis de retard de paiement de loyer qu’aux avis de jouissance paisible des lieux, de réparation majeure, etc. Les lettres de renouvellement sont également très importantes, car elles doivent être livrées dans un délai précis selon le type et la durée du bail. Les lettres peuvent également comporter des articles de loi pour appuyer certains faits ou des clauses du règlement remis au préalable.
Chaque fois que vous remettez une lettre ou un avis à un locataire, faites signer un accusé de réception et gardez un suivi des lettres remises et de leur date de réception. Cela vous aidera si, éventuellement, vous devez vous présenter devant la Régie pour un problème en découlant.
Des outils logiciels comme Proprio Expert ou Proprio Expert Web vous permettent de conserver ce genre de registre et même d’avoir des modèles préconçus et traduits de lettres tels que mentionnés dans l’article. Vous pouvez d’ailleurs concevoir ou modifier des modèles vous-mêmes en fonction des variables utiles et de la structure de celle-ci. Les étiquettes à apposer sur les enveloppes, s’il y a lieu, seront produites de façon automatique. Vous avez également la possibilité de conserver des listes d’envoi pour faire un suivi des réponses et même transmettre une lettre par courriel à même le logiciel.