Ajouter un Bail

L’onglet Bail vous permet d’entrer les baux pour chacun de vos appartements. Il faut tout d’abord cliquer sur ajouter pour pouvoir entrer les données. Voici les informations que vous aurez à entrer pour compléter vos bails.

A) Si vous êtes en mode d’affichage simplifié (en le sélectionnant dans la fenêtre en bas à gauche):
  • L’identification du bail: vous choisissez pour quelle compagnie, immeuble et appartement vous souhaitez enregistrer votre bail.
  • Signataires: La section signataires vous permet de sélectionner le ou les locataires. S’il y en a plus d’un, vous aurez à cliquer sur le bouton ajouter pour pouvoir en insérer plusieurs dans le bail. Pour ce qui est des endosseurs, on les ajoute juste en-dessous des locataires s’il y a lieu. Pour en ajouter plus d’un, on clique sur le bouton ajouter . Il est aussi possible de sélectionner ceux-ci en cliquant sur sélectionner les locataires ou sélectionner les endosseurs. Dans ce cas-là, la liste de contacts existants apparaîtra et il sera possible de décider lequel ou lesquels on veut cocher.
  • Description: La section description vous permet d’entrer l’adresse (elle s’entre automatiquement à partir des informations dans la section identification du bail).
  • Stationnement: Les espaces de stationnement sont spécifiés à partir de l’onglet description, section Stationnements. Il suffit de cocher le type de stationnement désiré, d’inscrire le nombre de stationnements pour chacun des types et d’indiquer l’emplacement de ceux-ci.
  • Meubles: Pour indiquer que des meubles sont loués et inclus dans le loyer, il faut cocher oui dans la section Meubles de l’onglet description. Si ce n’est pas le cas, il suffit de cocher non.
  • Date: L’onglet Date permet d’entrer la durée du bail (fixe en jours, semaines, mois ou années ou bien une durée indéterminée). Il suffit de cocher une des deux options et spécifier la durée dans le cas d’une durée fixe. Une fois la durée inscrite, il vous faudra entrer les dates du bail (début et fin) qui correspondront à la durée fixe de votre bail. Dans le cas d’une durée indéterminée, seulement une date de début sera demandée. Ensuite, on inscrit les dates de facturation (première et dernière facture dans le cas d’une durée fixe et première facture dans le cas d’une durée indéterminée). Par la suite, on détermine la date d’occupation du bail par le locataire (début et fin). C’est là qu’on inscrit une date de départ si le locataire quitte en cours de route. Pour terminer, on inscrit la date de signature du bail.
  • Loyer: L’onglet Loyer vous permet de spécifier les détails par rapport au prix. Pour le prix par période, vous débutez par l’inscription du prix de base du loyer par jour, semaine, mois ou loyer en plus de la durée. Cette section vous offre également de détailler le montant de votre loyer en sélectionnant (parmi la liste déroulante de choix) le poste de dépense pour lequel vous souhaitez charger un excédent.
  • Renouvellement/Augmentation: Pour renouveler ou augmenter un loyer, il suffit de cliquer sur le bouton Renouveler/Augmenter le loyer de la section Prix par période et de spécifier les détails du prix encore une fois s’il s’agit du même locataire.
  • Mode de Paiement: Vous pouvez spécifier le mode de paiement du loyer (par défaut pour la perception) en le sélectionnant à partir de la liste déroulante de choix de la section Mode de paiement. Vous pouvez l’éditer en modifiant le bail ultérieurement. Il est aussi possible d’inscrire un mode de paiement autre que ceux dans la liste en l’inscrivant au clavier dans la case en question.
  • Lieu de Paiement: Vous pouvez déterminer le lieu de paiement du loyer en le sélectionnant dans la liste déroulante de la section Lieu de paiement. Si votre choix ne fait pas partie de la liste, vous pouvez l’écrire manuellement à partir du clavier dans la case en question.
  • Services: Dans l’onglet Service, vous pouvez indiquer s’il existe ou non un règlement de l’immeuble et s’il a été remis au locataire. Pour ce faire, vous n’avez qu’à cocher oui ou non à chacune des questions. S’il existe un exemplaire et que vous l’avez remis au locataire, vous pouvez alors inscrire une date de remise du règlement à droite de Date de remise du règlement.
  • Travaux et Réparations: Dans la section Travaux et réparations, il vous est possible de spécifier, s’il y a lieu, les travaux à exécuter par le propriétaire avant la délivrance du logement et ceux à faire en cours de bail.
  • Conciergerie: Dans la section Service de conciergeries, vous pouvez indiquer s’il y a un service de conciergerie et, s’il y a lieu, sélectionner le concierge qui est responsable du mandat en cliquant sur sélectionner un concierge et en cochant celui désiré à partir de votre liste de contacts. S’il n’en fais pas partie, vous pouvez en ajouter un en cliquant sur Ajouter et en inscrivant ses informations.
  • Services, taxes et coûts de consommation: Dans la section Services, taxes et coûts de consommation, il vous est possible d’indiquer quel service est à la charge de qui (locataire ou propriétaire) en cochant propriétaire ou locataire pour chacun des services.
  • Conditions: Dans la section Conditions, vous pouvez spécifier si le locataire a le droit d’accès au terrain et le droit de garder un ou des animaux en cochant oui ou non aux lignes appropriées. Par la suite, vous pouvez apporter des précisions en les inscrivant manuellement à l’aide du clavier (exemple: droit aux chats seulement).
  • Autres services et conditions: Dans la section Autres services et conditions, vous pouvez ajouter d’autres services disponibles au locataire et indiquer les conditions et précisions nécessaires.
  • Services et conditions: La section Services et conditions applicables à la reconduction du bail permet d’énumérer les services qui seront offert en plus des conditions si le bail est reconduit l’année suivante.
  • Restriction: Dans l’onglet Restriction, section Mention de compétence partielle, vous pouvez cocher une des restrictions au droit à la fixation du loyer et à la modification du bail par la Régie du logement. De plus, vous pouvez spécifier à quelle date le loyer sera prêt pour l’habitation.
  • Avis: La section loyer de l’onglet Avis sert à aviser le nouveau locataire du prix le plus bas payé lors des 12 derniers mois en l’inscrivant manuellement à l’aide du clavier. La section Conditions permet en plus de lui indiquer si oui ou non les conditions du bail sont les mêmes (vous cochez oui ou non) et quels changements y ont été apportés (vous inscrivez les changements à l’aide du clavier).
  • Documents: Dans l’onglet Documents, il vous est possible d’insérer des documents accompagnés de notes à votre bail en parcourant vos fichiers enregistrés sur votre ordinateur et en sélectionnant celui que vous désirez inclure à votre bail.
B) Si on sélectionne le mode d’affichage détaillé (en cliquant sur mode d’affichage détaillé dans la fenêtre en bas à gauche):

Toutes les informations entrées plus haut en plus des suivantes:

  • Dates de facturation: Dans l’onglet Date, section Dates de facturation, vous pouvez inscire des dates de facturation différentes pour le premier paiement ainsi que les paiements suivants.
  • Solde initial: Dans l’onglet loyer, section première facture, vous avez la possibilité d’inscrire le montant dû (solde initial) par le locataire à l’inscription du bail. Ce montant s’ajoutera au prix du loyer le premier mois pour donner le premier montant à facturer.

Une fois le bail entré, vous pouvez cliquer sur terminer et vous reviendrez à l’interface principal de l’onglet Bail. Vous verrez sur cet interface le statut de votre bail qui se modifiera automatiquement selon les dates inscrites sur celui-ci (exemple: en cours). Vous pouvez également chercher des bails à partir de la barre de recherche de baux (anciens, en cours ou prochains).